Xã hội hiện đại với nhịp độ tăng tốc chóng mặt là cơ hội lớn tạo điều kiện cho hàng loạt doanh nghiệp vừa và nhỏ ra đời. Bên cạnh đó là thách thức về sự chuyên nghiệp trong thời đại cạnh tranh khốc liệt từng ngày từng giờ. Boonygroup xin giới thiệu một giải pháp tuy đơn giản mà hiệu quả góp phần vào thái độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của một email chuyên nghiệp

Trong thời đại thế giới “phẳng” với những giao dịch xuyên quốc gia, thì điều đầu tiên gây ấn tượng với đối tác của doanh nghiệp không phải website hoành tráng, công ty to đẹp, bộ tây trang chỉn chu, hay bàn tiệc xa hoa lộng lẫy. Có một công cụ tuy nhỏ nhưng lại vô cùng quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của một doanh nghiệp mà nhiều người bỏ qua, đó là một email chuyên nghiệp, đồng bộ cho toàn công ty. Email không chỉ là là đại diện của một cá nhân, mà còn là công cụ giao tiếp đắc lực giữa các nhân viên trong công ty, giữa nhân viên với sếp, giữa công ty này với công ty kia, giữa công ty với khách hàng, v.v..

Trong xã hội hiện nay, việc sử dụng email trở nên phổ biến và thông dụng ở mọi người thì việc đặt email doanh nghiệp chuẩn là một việc làm vô cùng cần thiết

Email doanh nghiệp sẽ bắt nguồn từ chính tên và địa chỉ website của công ty, dưới dạng đuôi email @têncôngty.com hoặc @têncôngty.vn, v.v.. ví dụ như info@boonygroup.com.

Công việc dễ dàng hơn chỉ với một thay đổi email nhỏ

Hầu hết các doanh nghiệp đều sở hữu cho mình một trang web chính thức như một kênh tương tác giúp đưa tên tuổi doanh nghiệp được biết đến nhiều hơn, cung cấp những thông tin có ích cho những ai cần tìm hiểu về doanh nghiệp. Như vậy, việc có một email với tên miền của trang web công ty không phải việc quá khó khăn, mà lại mang tới vô cùng nhiều lợi ích

Gây ấn tượng với khách hàng

Trong thời đại công nghệ, 70% công việc được giải quyết online thì không gì hơn một email làm việc chuyên nghiệp theo tên miền của doanh nghiệp chính là một cách vô cùng đơn giản để gây ấn tượng với khách hàng, thể hiện rõ nhất những giá trị mà doanh nghiệp đem đến cho đối tác.

Quảng bá hình ảnh thương hiệu riêng của doanh nghiệp

Với sự bùng nổ toàn cầu hóa, một văn phòng đại diện hoành tráng chưa chắc đã hiệu quả bằng một email chuyên nghiệp theo tên miền của doanh nghiệp, bởi thứ mà đối tác đặc biệt là các đối tác nước ngoài tiếp xúc nhiều nhất chính là email doanh nghiệp.

Một email với tên miền của doanh nghiệp là một phương án quảng bá vô cùng hiệu quả mà không tốn chi phí.

Đồng bộ quy trình trong đội ngũ nhân viên

Việc sở hữu một email tên miền doanh nghiệp là biện pháp hữu dụng để nhân viên cảm thấy gắn bó hơn với công ty, thể hiện tầm quan trọng của nhân viên với doanh nghiệp.

Quản lý công việc, giao tiếp nội bộ hiệu quả

Nếu bạn đã quá ngán ngẩm với cảnh danh sách email nhân viên lộn xộn, giao tiếp nội bộ mất nhiều thời gian do nhầm lẫn trong sử dụng quá nhiều email cho công việc. Email theo tên miền doanh nghiệp chính là giải pháp cho bạn. Sử dụng email theo tên miền doanh nghiệp còn giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tiếp quản email của nhân viên đã nghỉ việc, đảm bảo vấn đề bảo mật thông tin nội bộ.

Đồng bộ hóa email trong doanh nghiệp sẽ giúp tránh những rắc rối trong quản lý dữ liệu nội bộ

Những lưu ý giúp doanh nghiệp sử dụng email chuyên nghiệp

Tiêu đề ngắn gọn, đủ ý

Nhiều người cho rằng, tiêu đề email quyết định tới 80% khả năng đối phương mở email và đọc. Đừng đánh giá thấp sức mạnh của một tiêu đề email nhỏ nhoi. Hãy luôn gửi email với tiêu đề, dù là email có nội dung đơn giản nhất. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận, mà còn có ích trong quản lý công việc khi tìm lại email khi cần thiết. Đừng khiến bản thân và đồng nghiệp mất cả ngày trời mở từng email “Không có tiêu đề” một để tìm xem bản báo cáo họ cần là ở đâu. Chỉ một tiêu đề email có thể giải quyết tất cả, đừng lười mà bỏ qua bước này khi gửi mail nhé!

Nội dung email ngắn gọn, khách quan

Trong guồng quay cuộc sống tấp nập này, không ai đủ kiên nhẫn và thời gian đọc một email dài lượt thượt như văn tế, chấm phẩy lung tung, sai chính tả. Hãy trình bày email gọn gàng, ngắn gọn, chia thành ý lớn ý nhỏ với nội dung chính xác và khách quan. Thật cẩn thận kiểm tra lại email trước khi gửi nếu không muốn nhận được cái thở dài hay tệ hơn là lời phàn nàn từ đối tác nhé.

Chữ ký tự động thu hút

Nhiều người không có thói quen cài đặt chữ ký tự động trong email. Điều này không quá tệ, nhưng chỉ cần bỏ ra vài phút thiết lập một chữ ký tự động cho riêng mình, bạn sẽ thấy nó đáng giá đấy! Trong cả một email khô khan từ địa chỉ, tiêu đề đến nội dung (bạn không còn cách nào khác để tỏ ra chuyên nghiệp), thì một chữ ký thu hút sẽ là điểm nhấn khiến đối tác phải ấn tượng về bạn đó. Chữ ký gồm họ tên, chức vụ, logo, địa chỉ liên lạc cùng một dòng trích dẫn nho nhỏ thú vị là đủ để email của bạn hấp dẫn hơn một chút rồi.

Luôn kiểm tra mail thật cẩn thận trước khi gửi email để tránh rắc rối nhé

Giải pháp email cho doanh nghiệp

Sở hữu email chuyên nghiệp theo tên miền của doanh nghiệp là một công việc thiết yếu cho những ai đang muốn chuyên nghiệp hóa doanh nghiệp của mình để tăng sức cạnh tranh trong môi trường kinh doanh đầy khắc nghiệt. Với đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình và sáng tạo trong ngành công nghệ thông tin, Boonygroup cung cấp các giải pháp email, phần mềm, website v.v... Chúng tôi luôn đồng hành cùng các doanh nghiệp trong việc giải quyết các vấn đề công nghệ.