Hội nghị trực tuyến (Video Conference) đang là mối quan tâm hàng đầu của nhiều công ty đang phát triển. Với sự cơ động và tính hữu dụng mà nó mang lại, dần dần hệ thống này đang xuất hiện trong các công ty tại Việt Nam.

Để triển khai hội nghị trực tuyến(HNTT), công ty cần có kế hoạch cụ thể để đưa ra các phương pháp phù hợp với công ty. Nhìn chung có 2 phương pháp để xây dựng hệ thống:

Triển khai bằng thiết bị chuyên dụng hội nghị trực tuyến

• Ưu điểm: Chất lượng tốt, dễ sử dụng. 
• Nhược điểm: Giá thành cao.
• Nhận xét: Đây là một phương án dành cho các công ty có tính chuyên nghiệp cao, đầu tư lâu dài cho hệ thống.

Triển khai bằng phần mềm và một số thiết bị hỗ trợ

• Ưu điểm: giá thành rẻ, dễ triển khai, dễ sử dụng
• Nhược điểm: Chất lượng không tốt, đàm thoại ở mức độ trung bình.
• Nhậc xét: Phương án này sẽ đáp ứng được nhu cầu họp trực tuyến cho các công ty có ngân sách thấp.

Các phương pháp triển khai HNTT:

Hệ thống sử dụng thiết bị chuyên dụng

Yêu cầu thiết bị:

Các hệ thống HNTH đa điểm gồm 4 thành phần cơ bản: thiết bị đầu cuối HNTH (Thiết bị

VCS), thiết bị điều khiển đa điểm (MCU), và các thiết bị tùy chọn khác (thiết bị chia sẻ dữ liệu, Stereo Speaker Kit, thiết bị ghi hình lại hình ảnh Video Conferencing, thiết bị lập lịch và quản lý hội nghị, …)

- Thiết bị VCS: Có chức năng thu nhận hình ảnh, âm thanh (qua camera, micro) mã hóa chúng rồi chuyển qua giao diện mạng. Các VCS còn có cổng giao tiếp với máy tính (PC, Laptop) cho phép kết nối và trình chiếu các tài liệu từ máy tính vào phiên làm việc HNTH. VCS sử dụng màn hình TV, màn hình máy tính hoặc máy chiếu làm thiết bị hiển thị và có thể sử dụng bất kỳ hệ thống âm thanh nào có sẵn.

- Thiết bị MCU: Có chức năng điều khiển đa điểm, cho phép kết nối nhiều VCS vào một phiên làm việc HNTH. Hình ảnh, âm thanh từ các thiết bị VCS được nhận về, trộn và chia hình hiển thị theo yêu cầu của người quản lý hệ thống. Ngòai ra, MCU còn hỗ trợ kết nối các đầu cuối thoại (Voice only) vào phiên làm việc HNTH. Để đáp ứng yêu cầu làm việc đa phương tiện, đa mạng thiết bị MCU còn hỗ trợ chuyển mã (transcoding) các yếu tố liên qua đến chất lượng HNTH như: giao diện mạng, băng thông, chuẩn mã hóa Video/Audio, tốc độ khung hình…

- Hệ thống quản lý MCU: là giao diện giao tiếp giữa người quản lý với MCU. Hệ thống này cho phép lập lịch và quản lý các phiên làm việc đồng thời cho phép quản lý phần cứng, download phần mềm cho MCU.

Nhận xét: Để triển khai được hệ thống như trên, các thiết bị cần phải đầu tư nhiều để có thế hoạt động. Cho nên đây là một phương pháp mang tính chuyên nghiệp, sử dụng lâu dài dành cho các doanh nghiệp

Hệ thống sử dụng phần mềm và thiết bị hỗ trợ

Giới thiệu: đây là một hệ thống tốn ít chi phí cho thiết bị, sử dụng hầu hết là các thiết bị sẵn có để tạo nên hệ thống. 

Về thiết bị :

Sử dụng các thiết bị để truyền tải âm thanh, hình ảnh.

Các thiết bị gồm có: 

Hệ thống sử dụng laptop : Các laptop đang hiện hữu, mỗi laptop sẽ đóng vai trò là 1 micro, 1 loa nghe và 1 webcam để truyền tải hình ảnh. Để triển khai bằng laptop, phòng họp phải lớn hoặc chỉ có một người họp để tránh hiện tượng “chồng âm” (các loa tự động thu tiếng của nhau).

Để triển khai hệ thống sử dụng laptop, ta có thể bố trí theo sơ đồ:

Sơ đồ họp trực tuyến sử dụng laptop

Ưu điểm khi sử dụng: hệ thống này tiết kiệm được chi phí lắp đặt phần cứng mới, chủ yếu sử dụng các laptop có sẳn kết nối với wifi và thực hiện cuộc họp.

Nhược điểm: khi lắp đặt phải kiểm tra vị trí đặt laptop, tránh hiện tượng chồng âm. Vì sử dụng laptop nên mỗi laptop sẽ là 1 user nên khi sử dụng các phần mềm giới hạn user, hệ thống này cần được cân nhắc kĩ.

Hệ thống sử dụng micro và webcam: Tại phòng họp có kích thước lớn, sử dụng hệ thống micro dành cho phòng họp, sử dụng loa ngoài để có thể nghe toàn bộ âm thanh, thiết bị truyền tải hình ảnh là webcam hoặc camera. Tại các chi nhánh nhỏ lẻ, có thể sử dụng laptop để kết nối bình thường

Sơ đồ bố trí các thiết bị tại phòng họp lớn:

Sơ đồ bố trí thiết bị tại phòng họp lớn

Ưu điểm: Đáp ứng được các thiết bị cần thiết để họp trực tuyến, dễ sử dụng sau khi cài đặt hoàn thiện.

Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu cao, lắp ráp tháo dở tốn thời gian.

Các thiết bị gồm có:

• Máy tính
• Webcam
• Máy chiếu hoặc màn hình tivi
• Loa
• Micro hội nghị

Sử dụng phần mềm: 

Có nhiều loại phần mềm để có thể triển khai phòng họp. Tùy vào mức độ yêu cầu của công ty, có thể sử dụng phần mềm miễn phí hoặc tốn ít chi phí. 

Một số phần mềm họp trực tuyến miễn phí gồm có: skype, teamviewer, google, zoom.us, …

Phần mềm zoom.us (trước năm 2015)

Là một phần mềm ra sau, tuy nhiên đã mang lại nhiều lợi ích cho người dùng.

Phần cứng yêu cầu: PC, laptop, điện thoại có thiết bị ghi hình,ghi âm, phát thanh

Cách thức hoạt động: Sử dụng phần mềm hoặc sử dụng trực tuyến trên web (không khuyến khích). Đăng nhập bằng tài khoản google hoặc facebook để chạy chương trình.

Giới hạn tại bảng quyền miễn phí: 25 tài khoản trong một cuộc họp, sau khi họp 40 phút phần mềm sẽ tự tắt, phải khởi động lại.

Tham khảo thông tin thêm về bản quyền tại: http://zoom.us/pricing

Kiểm tra và sử dụng thử tại 3 nơi: 

Văn phòng 1: Nhân viên A

Văn phòng 2: Nhân viên B

Văn phòng 2: Nhân viên C

Kết quả: Chất lượng cuộc gọi tốt, không bị rè, hình ảnh truyền tải không rõ.

Hình ảnh cuộc họp

Phần mềm skype (trước 2015):

Là một phần mềm đã có từ lâu đời đáp ứng tốt cho các cuộc gọi 1-1, gọi đến điện thoại thông qua internet.

Hạn chế phiên bảng miễn phí: chỉ sử dụng để gọi 1-1, khi có nhiều tài khoản tham gia  (từ 3 trở lên) sẽ gặp hiện tượng rè, không sử dụng được.

 Phần cứng yêu cầu: PC, laptop, điện thoại có thiết bị ghi hình,ghi âm, phát thanh

Cách thức hoạt động: Sử dụng phần mềm Skpye. Đăng nhập bằng tài khoản skype